بلاگ ایونت سنتر

مدیریت رویداد

چگونه داوطلبان را برای برگزاری یک رویداد به صورت موثر جذب و مدیریت کنیم؟

نحوه مؤثر جذب و مدیریت داوطلبان یک رویداد

 

درست است که شما به داوطلبان پولی پرداخت نمی‌کنید، داوطلباناما مطمئناً می‌توانید روی آن‌ها به عنوان یکی از با ارزش‌ترین منابع خود حساب کنید. به هر حال آن‌ها وقت و انرژی خود را برای کمک به برگزاری موفق رویداد شما اختصاص داده‌اند و اگر انگیزه کافی داشته باشند قبل، بعد و در طول رویداد تبدیل به مبلغان مشتاقی برای هدف شما می‌شوند.
 اما اشتیاق همیشه به اثربخشی منتهی نمی‌شود. 

 

 

 

 

 

برای اطمینان از اینکه داوطلبان آماده‌اند تا یک تجربه فوق العاده برای شرکت کنندگان رقم بزنند، باید زمان و منابع لازم را به جذب و آموزش افراد داوطلب اختصاص دهید و مانند جنبه‌های دیگر برگزاری یک رویداد موسیقی، هر قدر کارآمدتر باشید، نتایج بهتر خواهند بود.

ایونت سنتر با تجربه عملی کار با  برگزارکننده‌گان و مروجین رویداد در طیف گسترده ای از انواع رویدادها، بهترین شیوه‌ها و ایده‌های زیر را پیشنهاد می‌دهد که به شما کمک می‌کند تا بهترین استراتژی را برای مدیریت موثر داوطلبان به کار بگیرید:

  • داوطلبان را زود جذب کنید و کاری کنید که متعهد شوند.
  • قبل، در حین رویداد و بعد از آن، ارتباط خود را با داوطلبان حفظ کنید.
  • انتظارهایی که دارید را مشخص کنید تا از سوء تفاهم و شکست کار جلوگیری کند.
  • شخص مناسب را در جایگاه مناسب خودش قرار دهید.
  • جلسه آشنایی مؤثری برگزار کنید و داوطلبان را برای شروع یک روز عالی آماده کنید.
  • بعد از رویداد هم با داوطلبان ارتباط داشته باشید تا وفاداری در آن‌ها ایجاد شود

 

به یاد داشته باشید
داوطلبان جز باارزش‌ترین حامیان رویداد شما هستند. به هر حال، آن‌ها زمان و انرژی خود را برای کمک به موفقیت رویداد شما اختصاص داده‌اند و ممکن است با داشتن انگیزه درست و تجربه‌ای فوق العاده، مروج پر اشتیاق هدف شما قبل، در هنگام و حتی بعد از تمام شدن رویدادتان باشند.

 

داوطلبان را برای موفقیت سازماندهی کنید


اگر افراد از کار کردن با شما تجربه خوبی داشته باشند، تعداد افرادی که اعلام آمادگی می‌کنند ولی برای انجام کار‌ها آماده نمی‌شوند کاهش یافته و همچنین داوطلبان را تشویق می‌کند که برای انجام کارها آماده باشند. به همین دلیل، مهم است که افراد داوطلب را بسیار قبل‌تر جذب کنید و اطمینان داشته باشید که قبل از رویداد می‌توانید به راحتی و سریع با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.

 

ایجاد تعهد زودهنگام


یکی از مفیدترین کارهایی که برگزارکنندگان رویدادها می‌توانند انجام دهند، این است که یک فرآیند ثبت نام رایگان مجزا برای افراد داوطلب ایجاد کنند. بعضی از برگزارکنندگان تمایل دارند که بعد از ثبت نام همه داوطلب‌ها، وظیفه‌های هر نفر را برایش مشخص کنند. بعضی دیگر هم که رویدادهای بزرگتر یا رویدادهای چندروزه برگزار می‌کنند، ترجیح می‌دهند به داوطلب‌ها اجازه بدهند که در زمان ثبت نام، فعالیت موردنظر خود را مشخص کنند.
این شیوه راه اندازی سیستم ثبت نام داوطلب‌ها، این اجازه را به شما می‌دهد که تعداد متقاضیان برای یک مسئولیت یا زمان خاص را محدود کنید و به این ترتیب، پوشش مناسب کل رویداد را تضمین کنید.

اهمیت کلیدی ارتباط

فرقی ندارد از چه شیوه‌ای برای ثبت نام داوطلب‌ها استفاده می‌کنید، ثبت تمامی اطلاعات شامل ایمیل و شماره تلفن همراه هر داوطلب و جمع آوری آن اطلاعات در یک جا، نه تنها برای برنامه ریزی بلکه برای ارتباطات اهمیت ویژه‌ای دارد.

 

هم اکنون رویداد خود را بسازید و مدیریت کنید

 

” width=”20″ height=”20″>