صرف نظر از هدف و نوع کنگره ها، سؤال این است که برگزاری این نشست ها به صرف هزینه های گزاف و بالا تا چه حد سودمند و موفقیت آمیز است. تجربه نشان داده است که همایش های برگزار شدن در بخش های دولتی کشور که معمولاً با صرف بودجهٔ بالا صورت می گیرد، رضایت بخش و مفید نیست و این حکایت از عدم توجه کافی مدیران و مسئولان به اصول و نکات برگزاری یک همایش موفق دارد. خواندن این مطلب برای مدیران و مسئولان روابط عمومی خالی از لطف نخواهد بود. سازمان دهی یک همایش، گرچه بسیار پایه ای و اصولی است اما از دوست داشتنی ترین وظایف یک مدیر محسوب می شود که با گذر زمان به شکل یک دوی ماراتن جانفرسا درمی آید و همیشه با ترس از فراموش کردن موضوعی همراه است. در این مقاله سعی شده تا گوشه ای از وضایف مدیران را در برنامه ریزی همایش ها بررسی کنیم.1426366248

همایش باید با یک جشن باشکوه، یک کنفرانس موفقیت آمیز، یک روز بازگشائی هیجان انگیز یا یک نمایشگاه تبلیغی مؤثر همراه باشد. برای برگذاری همایش ها، مناسبت های زیادی وجود دارد، اما مدیران و کارفرمایان، دفعات معدودی این کار را انجام می دهند، چرا که برگزاری همایش نیاز به برنامهٔ پیچیده ای خارجی دارد که البته سود بسیاری را برای آنها به ارمغان می آورد. در این مقاله که شامل مطالب اساسی در مورد برگزاری موفقیت آمیز یک همایش است، شما می توانید دائم کنترل کنید که آیا همه چیز طبق برنامه پیش می رود یا خیر؟

۱ تاریخ برگزاری مراسم را با دقت و وسواس خاصی معین کنید. برای برگزاری همایش فقط روزهای تعطیل و تعطیلات آخر هفته را در نظر نگیرید بلکه به تاریخ همایش های رقیبان نیز توجه داشته باشید. زمانی که یک نمایشگاه صنعتی بزرگ و جهانی در شهرتان برگزار می شود، شما می توانید عدهٔ زیادی از شرکت کنندگان در یک کنفرانس چند روزهٔ صنعت اتومبیل را به وجد بیاورد.

۲ باید هدف از همایش روشن باشد. برگزاری یک همایش شبانه در قالب یک نمایشگاه وقتی هدف خاصی داشته باشد، افراد بیشتری را راضی نگه می دارد، اما اگر هدف نداشته باشد کاملاً برعکس عمل می کند. مثل وقتی که جشن شبانه فقط به منظور تشویق خشک و خالی یکی از همکارانتان باشد.

۳ برای پیش غذا و نوشیدنی ارزش قائل شوید. حتی یک نمایش حرفه ای و سازمان یافته هم می تواند به دلیل نامرغوبی غذا یا مدیریت بد به شکست منتهی شود. انتخاب نوع غذا و نوشیدنی خود ملاک ارزشیابی میهمانان است.

۴ هنگام برنامه ریزی برای جشن ها به نیازهای فردی میهمانان نیز توجه داشته باشید. در صورت برگزاری مراسم دیدار دانش آموزان سابق یک مدرسهٔ خصوصی، برگزار کننده و مدیر مراسم نباید سخنرانی سه یا چهار تن از استادان را در آغاز برنامه قرار دهد. این کار، مراسم را از هدف اصلی آن دور می کند. شرکت کنندگان دوست دارند ابتدا با یکدیگر تبادل نظر کرده، کنجکاوی ها و سؤالات خود را برطرف کنند و راجع به مشاجرت و دعواهای گذشته خود صحبت کنند. در مقابل، قرار دادن یک سخنرانی پس از صرف غذا، یعنی درست وقتی که گرسنگی مهمانان برظرف شد، کنجکاوی آنها را افزایش می دهد. مدعوین باید احساس کنند که در یک مراسم استاندارد و همیشگی قرار نگرفته اند، بلکه نکات برنامه به صورت کاملاً جداگانه و ویژه برای عموم در نظر گرفته شده است. یک همایش باید خلاق و متنوع باشد. برای این کار یک تیم سازماندهی شده با نظرات مختلف انتخاب کنید تا گوناگون ترین ایده ها، قابل مطرح شدن باشند.1

۵ یک بودجهٔ متناسب بریا همایش در نظر بگیرید. یک بودجهٔ سخاوتمندانه، تضمینی بر برگزاری موفق همایش و ماندگاری آن در ذهن میهمانان نیست. پیش از هر چیز به شکل دعوتنامه توجه کنید یا به جای غذاهای گران و پر هزینه غذاهای ساده و اصیل انتخاب کنید.

۶ برای همایش چارچوب های شایسته در نظر بگیرید. شکل و قالب همایش باید با علت و هدف آن متناسب باشد.

۷ به زمان برگزاری جشن و اینکه بلاخره جشن تمام می شود توجه داشته باشید. اگر روند برگزاری جشن بسیار عالی است، لازم است جشن سر ساعت به پایان رسد. تنها دراین صورت است که همایش خاطره ٔ بسیار خوبی در اذهان باقی خواهد گذاشت.

۸ محل برگزاری جشن را بر اساس نوع جشن یا شعار تبلیغاتی آن تعیین کنید. مثلاً محل برگزاری یک گفت و گو در قالب میزگرد که نمایندگان معروف و مشهور معتبرترین شرکت ها در آن دعوت دارند، در اتاق جنبی یک مهمانخانهٔ مجلسی قابل برگزاری نیست، همچنین برای برگزاری جشنی با شعار ”آینده نیازمند سنت است“ بهتر است یک قصر اشرفی قدیمی و باستانی را انتخاب کرد، نه یکی از هتل های مرسوم و مخصوص برگزاری جشن ها را.

۹ روابط عمومی قوی داشته باشید. برای موفق برگزار کردن یک مراسم باشکوه شما نیازمند برقراری ارتباط با دیگران ارائه می دهد. وقتی که شما در روز افتتاح مؤسسهٔ نوساز خود موفقیت کسب می کنید، باید به افراد اجازه دهید تا شما را به خوبی بشناسند. تنها در این صورت است که همگان با شما آشنا می شوند.

۱۰ شکل و شمایل دعوتنامه نوعی کارت ویزیت برگزارکنندگان است. دعوتنامه اولین تأثیر را روی میهمانان می گذارد و باید این احساس را در آنها ایجاد کند که با نیامدن آنها به همایش، برگزارکنندگان چیزی را از دست خواهند داد. ظاهر ویژهٔ یک دعوتنامه، برای یک بازدند رسمی، در شرکت کنندگان علاقه و حوصله به وجود می آورد. یک دعوتنامه با شکل و شمایل خسته کننده این شک را در مدعوین ایجاد می کند که جلسه، فوق العاده خسته کننده و یکنواخت است.